Ковтун Ирина Анатольевна

Заместитель управляющего делами – начальник отдела делопроизводства и архива Управления делами Администрации города Вологды

Высшее образование, Вологодский политехнический институт, 1985 год

Старт моей карьеры в Администрации города Вологды начался в 2001 году с должности специалиста 2 категории приемной руководителя управления муниципальной службы до вступления в силу Федерального закона от 06.10.2003 № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», повсеместного внедрения электронного документооборота. Многому приходилось учиться, осваивать новые принципы и методы работы в органах местного самоуправления.

Мир вокруг нас изменяется с такой скоростью, что для того, чтобы быть на гребне волны, человек должен стать профессионалом в максимально короткий срок.

Год спустя, благодаря усердной работе, приобретенному опыту, деловым качествам (амбициозности) и хорошим организаторским способностям мне была предложена для замещения должность заведующего отделом делопроизводства и архива Управления муниципальной службы. Работа интересная, хотя и не простая, ее главной отличительной особенностью является многофункциональность.

Для повышения профессионального уровня и выполнения задач, которые ставит руководство перед возглавляемым мною отделом, проводится постоянный мониторинг новаций в различных областях: от делопроизводства до электронного документооборота.

В настоящее время замещаю должность муниципальной службы заместитель управляющего делами - начальник отдела делопроизводства и архива управления делами Администрации города Вологды.

Не могу сказать, что какое-то одно достижение можно назвать главным. Каждое из достижений было главным в тот момент, когда оно свершалось. Однако на следующий день оно становилось прошлым. Главное – не расслабляться и постоянно стремиться к чему-то новому, к более высоким целям, достигать чего-то каждый день.

Мне всегда нравилось автоматизировать и оптимизировать те процессы, в которые я была вовлечена. Там, где требовалась постоянная повторяемая ручная работа, я старалась находить способы свести ее к минимуму, снижая временные и ресурсные затраты.

Главным достижением нашего отдела считаю внедрение и развитие системы электронного документооборота в Администрации города Вологда. Путь, который мы начали в 2008 году и продолжаем до сих пор, был долгим, сложным, но вместе с тем очень интересным. Мы начинали внедрение электронного документооборота в Администрации города Вологды практически с нуля. Мы самостоятельно и тщательно выбрали систему электронного документооборота из массы вариантов путем проведения анализа, сравнения, изучения специализированных периодических изданий, интернет-сайтов, консультировались с коллегами в других городах. Мы самостоятельно научились использовать эту систему, сами адаптировали СЭД под делопроизводственные процессы и индивидуальные особенности органов Администрации города Вологды. Одними из первых среди органов власти в городе, мы начали использовать электронную подпись. В результате за эти 9 лет очень сильно шагнули вперед в области развития электронного документооборота. Нам удалось значительно сократить количество используемой бумаги, ускорить внутренние процессы, такие как согласование правовых актов, организация внутреннего юридически значимого документооборота, регистрация обращений граждан, рассмотрение справок и ходатайств в электронном виде. В 2014 году наши проекты вышли за рамки Администрации города Вологды. Теперь мы организуем процессы обмена электронными документами с другими органами местного самоуправления, такими как Вологодская городская Дума, Контрольно-счетная палата города Вологды, а также с подведомственными муниципальными учреждениями. В декабре 2014 года нам удалось разработать шлюз обмена электронными документами с Правительством Вологодской области. Мы принимаем участие во всероссийских конференциях по электронному документообороту, на которых сами выступаем с докладами, делимся опытом с коллегами из других городов и регионов. За нашим делом будущее.

Благодаря Администрации города Вологды, прежде всего, я повысила уровень коммуникативности в связи с обеспечением деятельности руководящего состава Администрации города Вологды. А также развила способность в кратчайшие сроки провести оценку ситуации и принять правильное решение.

Приобретенный опыт работы неоценим - работа в Администрации города Вологды позволила мне в полной мере реализовать свой потенциал.

Самыми важными факторами успеха для меня являются: работоспособность и усердие. А кроме того – восприимчивость ко всему новому и целеустремленность!

Людям, которые не уверены в своих силах, я бы посоветовала - начинать действовать. Прежде всего, поверить в себя и в свои силы. Иметь сильнейшее желание преуспеть, найти именно то дело, которое по душе, ставить цели и никогда не сдаваться.

Успех – это набор правильных привычек. И успеха не надо бояться! Определяя набор правильных (позитивных) привычек, цель своей жизни, человек сам прокладывает свой путь к успеху, полноценному и гармоничному развитию себя как личности и профессионала.

Подняться вверх